Koronan best practices webinaari 16.6.2020

Hankintayhdistys järjesti 16.6.2020 webinaarin aiheesta koronan best practices. Webinaarissa käsiteltiin koronakriisiin liittyviä ajankohtaisia hankintoihin liittyviä asioita ja pohdittiin yhdessä sitä, miten tässä tilanteessa tulisi toimia ja mitä on opittu.

Ensimmäisessä puheenvuorossa Kat-ariina Huikko käsitteli sitä, miten korona on vaikuttanut kuntien hankintoihin. Katariina esitteli mm. KEINO-osaamiskeskuksen kyselyn tuloksia asian osalta ja kiteytti tilanteen hienosti: ”Kaikki ovat samassa tilanteessa. Kannattaa olla rohkea ja aktiivinen vs. se, että jätettäisiin tekemättä.” 

Seuraavaksi käsiteltiin hankintayksiköiden ja yritysten parhaita käytäntöjä. Katja Korhonen Tampereen kaupungilta kertoi, miten he olivat tilanteessa toimineet. Katjan vinkki tilanteen osalta oli pähkinänkuoressa seuraava:

Ennakoi sopimusehdoilla myös poikkeustilanteissa toimiminen. Tilanteen ollessa käsillä älä hätiköi, vaan tarkista aina ensiksi mitä sopimuksessa on sovittuna. Tärkeää on myös riittävä tiedonkulku ja tiedottaminen. Poikkeustilanteissa yhteydenpito ja avun jakaminen kollegojen kanssa on erityisen tärkeää.

Jarkko Koskinen AwellCare Oy:stä puolestaan esitteli Kuntaliiton ja Suomen Yrittäjien yhteisiä toimintasuosituksia. Erityisesti esille tuli se, kuinka iso merkitys hankinnoilla on markkinoihin ja alueen elinvoimaisuuteen. Esitys piti sisällään myös hyviä käytännön esimerkkejä kuntakohtaisista toimenpiteistä.

Tämän jälkeen Meeri Niinisalo Tarficomista avasi omassa puheenvuorossaan sitä, miten korona on vaikuttanut julkiseen liikenteeseen. Koronakriisi iski joukkoliikenteeseen voimakkaasti heti maaliskuun puolessa välissä, kun ensimmäiset rajoitukset tulivat voimaan. Matkustajamäärät tippuivat erittäin jyrkällä käyrällä kaikessa henkilöliikenteessä, mikä puolestaan aiheutti merkittävän tarpeen vähentää liikennettä. Meerin puheenvuorossa esiin nousivat mm. sopimusten muuttaminen/olennaiset sopimusmuutokset, suorahankinnat, vaikutukset talouteen ja toimittajiin, valtiontuet ja käyttöoikeussopimusten ongelmat.

Puheenvuorojen jälkeen osallistujat jakaantuivat työpajoihin, joissa yhdessä keskustellen pohdittiin parhaita käytännön vinkkejä hankintoihin tässä poikkeuksellisessa tilanteessa. Keskusteluissa esiin nousivat muun muassa seuraavat asiat:

  • Johdonmukainen toiminta ja yhdenmukaiset toimintatavat, kommunikointi ja hankintojen johtaminen korostuvat
  • Tiedotus poikkeustilanteessa on todella tärkeää. Heti alussa nopea reagointi, ohjeistus ja selkeä viestintä hankintayksikön sisällä hankinnoista substanssiin päin.
  • Keskusteluyhteys tilaajan ja tarjoajien / sopimuskumppanien välillä tärkeää, jotta ei lähdetä tekemään hätiköityjä ratkaisuja.
  • Hyvä sopimushallinta korostuu
  • Markkinoiden kehittäminen esim. jakamalla hankintoja ja monipuolistamalla hankintaketjuja
  • Poikkeusoloihin varautuminen sopimuksissa, esim. huomion kiinnittäminen sopimusten force majeure -lausekkeisiin.

Kirjoittaja: Saila Eskola