Parhaita käytäntöjä hankintojen suunnitteluun ja markkinavuoropuheluihin

Syksyn sateiden saapuessa on mukava muistella Hankintayhdistyksen kesäistä tapahtumaa Tampereella. Päivän teemana oli hankintojen suunnittelu ja markkinavuoropuhelukäytännöt. Tämä ajankohtainen aihe keräsi Tampereelle yli viisikymmentä hankintayhdistyksen jäsentä, ja erityisen ilahduttavaa oli se, että
osallistujissa oli tavallista enemmän yrityspuolen edustajia.

Hankintojen suunnittelu ja markkinavuoropuhelut ovat olleet merkittävästi esillä viime aikoina. Monet hankintayksiköt ovat panostaneet hankintojen suunnitteluun aikaisempaa enemmän ja muun muassa markkinavuoropuheluja koskevia tietopyyntöilmoituksia on julkaistu Hilmassa aikaisempaa mittavammin.
Seminaarissa keskityimme selvittämään teemaan liittyviä hyviä käytäntöjä ja oppimaan näiden osalta uutta.

Puheenvuoroissa tuli esille hyviä huomioita ja erilaisia tapoja toteuttaa markkinavuoropuhelua. Alla on näistä muutamia poimintoja:

• Pyritään hankintasuunnitelmassa ennakoimaan kahden seuraavan vuoden aikana toteutettavat hankinnat, jotta niiden suunnitteluun ja kilpailuttamiseen osattaisiin paremmin varata riittävät resurssit.
• Hankintojen valmistelu on jatkuva prosessi.
• Esimerkki avoimesta määrittelystä markkinavuoropuhelun ja yhteiskehittämisen toteutustapana. Tässä eri toimijat saivat vapaasti osallistua vaatimusten määrittelyyn yhdessä ja käyttää myös tämän työn tuloksia omassa (liike)toiminnassaan.
• Dynaamiseen hankintajärjestelmään liittyvän markkinavuoropuhelun toteuttaminen siten, että osana sitä oli yrityksille suunnattu ”roadshow”, puhelinpalvelu ja ohjevideot.
• Tarjouspyynnön valmisteluvaiheessa yritysten kommentteihin myös hankintayksikön kirjallinen palaute perusteluineen, esim. sen osalta miksi jotain yrityksen ehdottamaa muutosehdotusta ei hyväksytty.

Tarjolla oli myös tutkittua tietoa siitä, miten vuorovaikutus on hankinnoissa toteutunut käytännössä. Tutkimusraportti ”Julkisen hankintaprosessin alkuvaiheet: hankintayksikön ja toimittajien välinen vuorovaikutus” on saatavilla täältä.

Seminaariin osallistujat työstivät yhdessä onnistuneeseen markkinavuoropuheluun liittyvää kolme keskeisintä asiaa. Keskeisimmiksi asioiksi nousivat seuraavat:

• Suunnitelmallinen ja tavoitteellinen valmistelu
• Aikataulutus – aikaisessa vaiheessa ja riittävästi aikaa
• Vuoropuhelu – aito halu keskustella ja vuorovaikutus

Verkostoitumista ja keskustelua jatkoimme vielä iltapäiväkuohuvien merkeissä sekä syömällä illallista ravintola Von Nottbeckissä museo Milavidassa. Tapahtuman järjestämistä helpotti suunnattomasti paikallistuntemus ja apu. Erityiset kiitokset tilaisuuden järjestelyihin osallistumisesta kuuluvat Tampereen kaupungin lakimiehelle Katja Korhoselle ja Asianajotoimisto Merkurius Oy:n Kirsi-Marja Salokankaalle.

Hankintayhdistyksen hallituksen jäsen
Saila Eskola